Politique de confidentialité - IN Groupe

Date de publication : 30/10/2024

English below

Version 1 

IN Groupe s'engage à protéger votre vie privée. Cette Politique de confidentialité (ci), définit les catégories de données personnelles que nous collectons, la manière dont nous collectons et traitons ces données, les personnes avec lesquelles nous les partageons dans le cadre des services que nous fournissons, ainsi que certains droits dont vous disposez à cet égard.

Nous sommes pleinement conscients de l’importance de la vie privée et de la protection des Données Personnelles à l’ère du numérique et s’engage à assurer une protection adéquate des Données Personnelles durant la procédure de recrutement de Candidats.

1. Qui est responsable du traitement ?

L’Imprimerie Nationale S.A (IN SA) et ses filiales sont responsables de traitement de manière indépendante ou conjointe.

Le siège social de IN SA se situe au 38 Avenue de New-York, 75016 Paris. 

2. Pour quelles finalités collectons-nous vos données personnelles et selon quelles bases légales ?

2.1. Durant la phase de pré-sélection des candidats 

Évaluer vos compétences, qualifications, et votre adéquation au poste auquel vous êtes candidat ;

Base légale : intérêt légitime ou activités pré-contractuelles)

2.2. Durant la phase de sélection : communiquer avec vous et répondre à votre candidature et à vos questions

• Organiser des entretiens si votre candidature retient notre intérêt;
• Nous assurer du respect de la diversité et de la non-discrimination;
• Nous assurer du respect des obligations légales, réglementaires, conventionnelles ou de conformité du Groupe;
• Gérer vos demandes d'information des éventuels recours ou réclamations

Base légale : intérêt légitime ou activités pré-contractuelles)

2.3. Établir votre contrat de travail dans le cadre du processus d’embauche

• Préparer votre arrivée dans nos locaux 
  
• Respecter nos obligations légales, réglementaires

Base légale : intérêt légitime ; activités pré-contractuelles)

2.4. Se conformer aux obligations légales

Fournir des informations aux organismes de réglementation lorsque la loi l’exige (vérifier votre parcours et vos références, vos antécédents, votre permis de travail (immigration)

Base légale : obligations légales

3. Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?

3.1. Sources des données

Les données que vous nous fournissez directement lorsque vous postulez à un emploi

Selon ce que vous nous fournissez, ces informations peuvent inclure :

• Des données d’identification (nom, prénom, date de naissance, sexe, âge, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, votre profil sur une plateforme de réseau social professionnel,)
• Le CV, la lettre de motivation, l’expérience préalable de travail, les informations liées à la formation ; Les diplômes, certifications
• Des données relatives à votre vie privée (votre situation de famille, vos passe-temps)
• Données relatives à votre vie professionnelle (diplômes, expérience professionnelle, etc)
• Les références ou lettres de recommandation ;
• Toute information vous concernant que vous nous communiquez
• Toute autre information que vous pouvez nous fournir (par exemple, préférences en matière d’emploi, rémunération actuelle, rémunération souhaitée, récompenses ou appartenance à des réseaux professionnels) des données déclaratives (par exemple des informations données lors des entretiens de recrutement par vous ou sources tierces si elles sont pertinentes dans le cadre du traitement de votre candidature) ;
• Des informations issues de vos réponses aux différents outils utilisés dans le cadre du processus de recrutement (par exemple des tests ou inventaires de personnalité). 

Nous attirons votre attention sur le fait que lorsque vous fournissez des informations à caractère personnel par le biais d’une référence professionnelle, comme un collègue, ou un ancien manager nous supposons que vous avez obtenu leur consentement

Vous pouvez nous communiquer ces données selon différentes modalités :

• Vous créez un compte et un profil sur notre site
• Vous complétez un formulaire sur notre plateforme en ligne
• Vous postulez au travers de profil tiers (ex LinkedIn)
• Vous nous adressez votre CV et/ou une lettre de candidature
• Vous partagez des Données Personnelles lors d’entretiens

Les informations que nous collectons à propos de vous à partir d'autres sources

Des données transmises par des tiers tels que les références auprès de vos anciens employeurs, les cabinets de recrutement ou les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn, etc.) des chasseurs de tête, des salariés du Groupe IN dans le cadre de cooptation.

Les données que nous collectons automatiquement

Il s’agit des données de connexion pour accéder à notre site internet à des fins de sécurité ou de cookies.

Nous recueillons des informations et des statistiques collectivement sur les visiteurs de notre Site,

Nous utilisons uniquement ces données sous forme agrégée. Ces informations nous aident à déterminer ce qui est le plus utile et pertinent pour nos utilisateurs et la manière dont nous pouvons constamment améliorer nos services en ligne pour créer une meilleure expérience globale pour nos utilisateurs.

3.2. Limitation de la collecte

Lors de ces collectes, nous nous engageons à vous demander seulement les données personnelles strictement nécessaires à la finalité du traitement concerné (principe de minimisation).

Nous vous recommandons de fournir que les données demandées ou nécessaires à votre candidature.
Nous vous demandons en particulier de veiller à ne pas nous communiquer des informations qui pourraient être considérées comme sensibles, par exemple l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle, le statut marital, les informations médicales ou de santé (notamment la situation de handicap le cas échéant).

Nous pouvons cependant être amenés à vous demander un justificatif notamment si déclarez être en situation de handicap.

3.3. Exactitude de vos données personnelles

Il vous appartient de vous assurer de l'exactitude, de l'exhaustivité et de la mise à jour des données que vous nous transmettez. La transmission de toute donnée inexacte, fausse ou incomplète peut vous disqualifier pour le poste ou entraîner la rupture du contrat de travail Nous vous invitons à nous informer en cas de modification de vos données personnelles survenant au cours de notre collaboration.

3.4. Dans le cas où votre candidature serait retenue pour la conclusion d’un contrat

Lorsque votre candidature est retenue, nous sommes amenés à collecter des données personnelles afin de préparer l’établissement de votre contrat de travail et votre embauche :

• Des données nécessaires à la rédaction de votre contrat de travail
• Des données nécessaires à votre déclaration d’embauche auprès des organismes publiques et sociaux ;
• Des données nécessaires au respect des obligations légales, réglementaires ou en matière de conformité auxquelles nous pouvons être soumis.
  
  

4. Qui sont les destinataires des données que nous collectons ?

• Les Services (RH, manager) et ses sociétés affiliées impliqués dans le processus de recrutement
• Nos partenaires et sous-traitants (des agences d’intérim, des recruteurs externes, des prestataires pour la vérification des diplômes et du parcours professionnel ; tests de langues ou de compétences )
• Les autorités juridiques et administratives, conformément aux lois applicables

5. Transferts en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE)

IN Groupe ne transfère pas à ce jour de données en dehors de l’EEE. Dans le cas où IN Groupe doit transférer des Données Personnelles en dehors de l’EEE, elle s’assure que des garanties adéquates telles que celles prescrites par la législation applicable en matière de protection des données sont mises en œuvre (telles que notamment les Clauses Contractuelles Type de la Commission Européenne applicable le cas échéant).

6. Combien de temps nous conservons vos données ?

Vos Données Personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour terminer le processus de recrutement.

Si vous êtes embauché(e), vos données seront traitées pour préparer votre contrat de travail.

Si vous n’êtes pas le candidat retenu, et à moins que vous ne vous y opposiez, IN Groupe pourra conserver ces Données Personnelles plus longtemps afin de gérer sa base de données de candidatures, mais pas plus de 6 mois après notre dernière interaction.

7. Quels sont vos droits ?

Conformément à la règlementation applicable à la protection des données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants : droit d’accès, droit de rectification, droit d’opposition, droit à l’effacement, droit à la limitation du traitement, droit de définir des directives sur le sort de vos données à votre décès en adressant un mail à : dpo@ingroupe.com

En tout état de cause, si la réponse que nous vous apportons ne vous convient pas vous avez le droit de saisir la CNIL : https://cnil.fr/fr/plaintes ou l’autorité compétente de votre pays de résidence. 

8. Modifications de cette Politique

Nous mettons régulièrement à jour cette politique de confidentialité afin de refléter l’évolution de nos pratiques en la matière ou les évolutions réglementaires. Lorsque nous modifions la présente Politique de Confidentialité, nous modifions également la date de « Dernière mise à jour ».

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Data Protection Policy - IN Groupe

Version 1 

IN Groupe is committed to protecting your privacy. This Privacy Policy sets out the categories of Personal Data we collect, how we collect and process that data, with whom we share it in connection with the services we provide, and the rights you can exercice in relation to it.

We are fully aware of the importance of privacy and the protection of Personal Data in the digital age and are committed to ensuring adequate protection of Personal Data during the Candidate recruitment process.

1. Who is the Data Controller? 

Imprimerie Nationale S.A (IN SA) and its subsidiaries are Data Controller for the processing of your personal data, either independently or jointly.

IN SA head quarter is located at 38 Avenue de New-York, 75016 Paris

2. For which purposes and under which legal basis do we collect and process your Personal Data? 

2.1. During the applicant selection phase

To assess your skills, qualifications and suitability for the position for which you are applying;

Legal basis: legitimate interest or pre-contractual activities)

2.2. During the selection phase: communicate with you and answer your application and questions

• Organise interviews if we are interested in your application
• Ensure that diversity and non-discrimination are respected;
• Ensure we meet the Group's legal, regulatory, contractual and compliance obligations;
• Handle your requests for information or the complaints you may have.

Legal basis: legitimate interest or pre-contractual activities)

2.3. Drawing up your employment contract as part of the recruitment process

• Prepare your arrival on our premises
• Comply with our legal and regulatory obligations

Legal basis: legitimate interest or pre-contractual activities

2.4. Comply with legal obligations

Provide information to regulatory bodies when required by law (background checks, references, work permits (immigration) etc..

Legal basis: legal obligation

3. What Personal Data we collect about you

3.1. Data sources

Data you provide us directly when you apply for a job

Depending on what you provide, this information may include:

• Identification data (surname, first name, date of birth, gender, age, postal address, e-mail address, telephone number, your profile on a professional social networking platform,)
• CV, covering letter, previous work experience, training information; diplomas, certifications
• Data relating to your private life (your family situation, your hobbies)
• Data relating to your professional life (diplomas, professional experience, etc.)
• References or recommendation letters;
• Any other information you may provide to us (e.g. job preferences, current remuneration, desired remuneration, awards or membership of professional networks), declarative data (e.g. information given during recruitment interviews by you or third party if it is relevant to the processing of your application);
• information derived from your responses to the various tools used as part of the recruitment process (e.g. personality tests)

We draw your attention to the fact that when you provide personal information through a professional reference, such as a colleague or former manager, we assume that you have obtained their consent.

You can provide us this data to in different ways:

• You create an account and a profile on our website
• You complete a form on our online platform
• You apply via a third-party profile (e.g. LinkedIn)
• You send us your CV and/or a application letter
• You share Personal Data during interviews

Information we collect about you from other sources

Data transmitted by third parties such as references from your former employers, recruitment agencies or professional social networks (LinkedIn, etc.), headhunters, IN Groupe employees in the context of co-optation.

Data we collect automatically

This includes connection data to access our website for security or cookies purposes.

We also collect information and statistics collectively about visitors to our Site. We only use this data in aggregate form. This information helps us determine what is most useful and relevant to our users and how we can continually improve our online services to create a better overall experience for our users.

3.2. Collection limitation 

When such data is collected, we undertake to ask you only the personal data that is strictly necessary for the purpose of the processing concerned (minimisation principle).

We recommend that you only provide the data that is requested or that is necessary for your application.

In particular, we ask you to ensure that you do not provide us with information that could be deemed sensitive, such as racial or ethnic origin, political, philosophical or religious opinions, trade union membership, health or sex life, marital status, medical or health information (including disability status where applicable). 

However, we may ask you to provide proof of your disability if you claim to be disabled.

3.3. Accuracy of your personal data

It is your responsibility to ensure that the data you send us is accurate, complete and up-to-date. The transmission of any inaccurate, false or incomplete data may disqualify you for the position or result in the termination of the employment contract. We invite you to inform us of any changes to your personal data that occur during the course of our collaboration.

3.4. If your application is selected for a contract

• If your application is accepted, we may collect your personal data in order to prepare your employment contract and hire you:
• Data required to draw up your employment contract
• Data required to declare your employment to public and social bodies;
• Data required to meet legal, regulatory or compliance obligations to which we may be subject.

4. Who are the recipients of the Personal Data we collect?

• Departments (HR, manager) and affiliated companies involved in the recruitment process
• Our partners and processors (temporary employment agencies, external recruiters, service providers for verifying diplomas and professional experience; language or skills tests )
• Legal and administrative authorities, in accordance with applicable law

5. Data Transfer outside the European Economic Area (EEA)

IN Groupe does not currently data outside the EEA. In the event that IN Groupe needs to transfer Personal Data outisde the EEA, it ensures that adequate safeguards such as those prescribed by applicable data protection legislation are implemented (such as the European Commission's Standard Contractual Clauses where applicable). 

6. For how long do we keep your data ?

Your Personal Data will be kept for as long as is necessary to complete the recruitment process.

If you are hired, your data will be processed to prepare your employment contract.

If you are not the successful candidate, and unless you object, IN Groupe may retain your Personal Data for a longer period in order to manage its application database, but no longer than 6 months after our last interaction.

7. What are your rights ?

In accordance with the applicable data protection law, you have the following rights: right of access, right of rectification, right of opposition, right to erasure, right to limitation of processing, right to define directives on the fate of your data on your death by sending an e-mail to: dpo@ingroupe.com

In any event, if you are not satisfied with our response, you have the right to contact the CNIL: https://cnil.fr/fr/plaintes or the competent authority in your country of residence. The full list of the EEA data protection authorities is available here. 

8. Revision of this Policy

We regularly update this Privacy Policy to reflect changes in our practices or regulatory developments. When we change this Privacy Policy, we will also change the ‘Last updated’ date.